Als ervaren bestuurssecretaresse ( 32 uur) bij CJG Rijnmond ben je veel meer dan een uitstekende ondersteuner. Je bent de rechterhand van de bestuurder en een belangrijke spil tussen bestuur, directie en organisatie en externe stakeholders. Je denkt vooruit, ziet wat nodig is voordat anderen het zien en zorgt dat zaken soepel verlopen.
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende thema's en de praktische uitvoering. De ene dag bereid je een belangrijke bestuurlijke bijeenkomst voor, de andere dag pak je een verbeterproject op waarmee processen efficiënter worden ingericht op het bestuursecretariaat.
Waar ga je werken?
Ondersteuning bij de grootste opgave van een mensenleven. Daar staan we voor bij CJG Rijnmond. Want opvoeden is een verantwoordelijkheid die soms overrompelend kan zijn. En iedereen die ooit kind is geweest, weet: het opgroeien zelf is ook niet altijd even makkelijk.
Wij zijn er voor de ouders en verzorgers die vragen hebben. En voor de kinderen en jongeren die een beetje steun kunnen gebruiken. We zijn altijd dichtbij: van het consultatiebureau naar de klas en daarbuiten, tot het moment dat ze 18 worden. Een gezonde en veilige jeugd voor alle kinderen in Rotterdam-Rijnmond: daar maken we ons elke dag sterk voor.
Wat ga je doen?
Je bent het eerste aanspreekpunt op ons bestuurssecretariaat, een levendige omgeving waarin jij samen met je secretaresse collega zorgt dat alles soepel loopt.
- Je beheert een complexe en dynamische agenda van de bestuurder en de directeur en bewaakt de samenhang tussen afspraken, prioriteiten en besluitvorming.
- Je bereidt bestuurlijke en directievergaderingen zorgvuldig voor in samenwerking met de bestuurssecretaris
- Je zorgt dat vergaderstukken tijdig, volledig en van hoge kwaliteit beschikbaar zijn.
- Je bewaakt acties, deadlines en gemaakte afspraken en zorgt voor opvolging.
- Je bent een belangrijke sparringpartner voor de bestuurder en denkt proactief mee over planning, prioritering en bestuurlijke processen.
- Je signaleert kansen om processen slimmer, efficiënter en professioneler in te richten en neemt hierin zelf initiatief.
- Je start en begeleidt verbetertrajecten binnen het bestuurs- en directiesecretariaat.
- Je onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders en weet snel de juiste verbindingen te leggen.
- Je verzorgt verslaglegging van vergaderingen wanneer nodig.
- Je ondersteunt de directie waar nodig bij bestuurlijke en organisatorische vraagstukken.
- Je organiseert events, bijeenkomsten en bezoeken en zorgt dat belangrijke informatie altijd op de juiste plek terecht komt.
- Je bent een prettig persoon die snel schakelt, afstemt en verbinding maakt.
Jouw scherpe blik op voortgang en sterke beoordelingsvermogen zorgen ervoor dat je precies weet wanneer je moet bijsturen, versnellen of juist even pas op de plaats maken. Jij wordt de spin in het web die iedereen een stap voor is, en de onmisbare schakel achter een organisatie die zich dag in, dag uit inzet voor de kinderen en ouders in Rotterdam- Rijnmond.
